Organizar un evento empresarial es una de las tareas más complejas porque requiere de una estructuración precisa, desde que nace la idea hasta que termina la celebración y evaluamos el impacto causado en nuestros invitados.
Empecemos por pensar que no debemos realizar eventos sin antes preguntarnos si es realmente la estrategia de comunicación que deseamos para centrar todos nuestros esfuerzos durante varios meses. Recuerda que los esfuerzos mejor focalizados generan mayor impacto y resultados que nos beneficien.
Ahora bien, si te has decidido por la organización de cualquier tipo de evento empresarial y quieres que sea todo un éxito, aquí te contamos algunos consejos para lograrlo:
1.- Planea estructuradamente
Todo proyecto necesita de una buena estructuración en papel, y los eventos no son la excepción. Así que pon todas las ideas por escrito para luego hacer una investigación exhaustiva sobre la inversión de tiempo y trabajo de la que depende el evento.
Acostúmbrate a hacer un briefing en el que escribas o dibujes cada detalle de tu proyecto como tu público objetivo y el contexto del evento, puede ser una conferencia de prensa o el lanzamiento de un producto donde invites a tus socios, aliados e inversionistas. Mientras más preciso sea el documento estarás más consciente de la posibilidad de llevar a cabo la reunión sin contratiempos ni imprevistos.
Es muy importante que definas tus alcances reales como el nivel de asistencia que tendrás con base en el tipo de evento que te has decidido organizar. Puede ser un evento de informe de resultados, una conferencia de prensa, el anuncio de algún producto, entre otros.
Eso implica que te preguntes ¿qué quieres posicionar?, ¿qué quieres que tus invitados sepan de ti o de tu marca?, ¿qué queremos lograr con este evento?, ¿cómo podemos llevarlo a cabo?, ¿quiénes serán los voceros para el evento?, y ¿quiénes son mejores en las tareas principales para ejecutarlo?
2.- Define tu audiencia
Con base en tu briefing será más sencillo saber quiénes pueden estar más interesados en asistir a tu evento empresarial. Por ejemplo, si vas a mostrar un producto nuevo pregúntate si está fabricado para el uso de cualquier persona o solo es interesante para el sector manufacturero.
Otro rasgo importante en este paso es saber qué necesidades tendrán tus invitados, es decir, si pertenecen a los medios de comunicación deberás convocarlos personalmente y con tiempo de antelación, tal como sucede con socios y compradores.
3.- Revisa tu presupuesto
Pregúntate cuánto te va a costar. Hacerse esa pregunta cada vez que surja una idea es importante para lograr ajustarse al presupuesto que definió tu equipo o la marca para la que trabajas.
Recuerda que todo genera un gasto pero es posible tener un gran evento si te organizas con tiempo de anticipación, nosotros recomendamos hacerlo al menos tres meses antes de celebrar el evento, pero mientras más tiempo tengas, más oportunidades tendrás de encontrar locaciones y patrocinadores, y evitarás fechas especiales que incrementen los costos.
Un consejo para poder cumplir con tu presupuesto es realizar un scouting de los principales lugares propuestos para llevar a cabo tu evento, eso quiere decir que deberás visitar cada uno para saber si cumple con tus expectativas y las necesidades de la reunión. De esta manera podrás conocer los gastos por servicios como en el caso del catering, y resolver dudas puntuales.
Si no puedes visitar cada lugar propuesto, llama a su agente y solicita un presupuesto por escrito. También te recomendamos buscar las calificaciones que tienen estos lugares en las redes sociales y opiniones en Google.
4.- Cuida la convocatoria al evento
Organizar un gran evento empresarial necesita grandes acciones para ser el mejor anfitrión y eso incluye la manera en que tus invitados serán convocados al evento.
Aquí es importante definir cómo quieres que se enteren del evento, por ejemplo, comunicados de prensa enviados por correo electrónico, anuncios en redes sociales, colaboraciones con influencers, entre otras estrategias.
5.- Piensa en los invitados
Piensa en tus invitados como si fueras uno de ellos. Este paso no es menos importante que los demás porque te permitirá establecer la comodidad de tu invitados para que tengan la mejor percepción sobre ti y tu marca.
Te recomendamos confirmar la asistencia de tus invitados, preguntar si requieren asistencia para llegar al destino o si desean asistir con algún acompañante. Te aconsejamos ser paciente y mantenerte al tanto de las necesidades de la audiencia.
Por ejemplo, si te gustaría que todos lleguen puntualmente al evento, entonces podrías encargarte de darles pases de estacionamiento para evitar que pierdan tiempo buscando un lugar seguro en la vía pública.
6.- Preve de detalles técnicos
Prioriza contar con un equipo tecnológico (de audio y video) adecuado con el que se lucirá tu evento sobre cualquier tipo de souvenir. Tus invitados valorarán más su asistencia si ven perfectamente a los anfitriones y escuchan cada palabra durante sus intervenciones.
Asegúrate de contar con el equipo adecuado, ya sea que te proporcione el lugar que has alquilado o que debas contratar a un proveedor externo.
En este paso se recomienda estar atento a grabar cada intervención de los ponentes para hacer llegar el material a quienes no puedan asistir presencialmente.
7. Preve un minuto a minuto
Tu mejor apoyo escrito durante el día del evento será un minute by minute y eso significa que tendrás a tu alcance las anotaciones sobre lo que ocurrirá desde horas antes del evento hasta horas después que sucedió.
Es un documento muy útil para llevar controladamente el itinerario, vigilar que se cumpla y visualizar el ritmo del evento sin perder de vista ningún detalle.
Aunque al organizar un evento empresarial nos gustaría tener bajo control cada aspecto, es importante saber que siempre puede ocurrir alguna dificultad. Sin embargo, planear detalladamente con anticipación reducirá la posibilidad de que ocurran.
En Impress contamos con un equipo especializado en organización de eventos empresariales que pueden ayudarte en todas las etapas, desde la planeación hasta la medición del impacto entre tus públicos meta.
