Cuando organizamos un evento es normal que nos enfoquemos en la preparación de éste pero, por extraño que parezca, a veces se nos olvidan detalles tan importantes como mantener la atención de las audiencias en todo momento. Y este gran detalle es esencial ahora con la llegada del evento híbrido donde representa un reto mayor mantener la atención de las audiencias tanto en forma presencial como en virtual.
Y lejos de los eventos híbridos, mantener la atención de la audiencia es aún más relevante si se trata de un evento exclusivamente en línea, ya que muy probablemente habrá miles de factores distractores alrededor de la persona que presenciará las actividades que preparaste.
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Afortunadamente hay manera de mantener la atención de las audiencias, ya sea que se trate de un evento presencial, totalmente en línea o de un evento híbrido. A continuación algunas recomendaciones que puedes seguir al momento de planear y ejecutar tu evento.
1.- Sé más cercano con tu discurso
Que tus invitados hayan asistido al evento no quiere decir que todo será de su interés o que todo el tiempo mantenga fija la atención en tus ponentes. Entonces tu speech deberá ser lo suficientemente atractivo como para que todas y todos puedan sentirse involucrados con lo que dices o dicen los ponentes.
Trata de hacerle preguntas al público a lo largo de la charla, de modo que se sientan parte de tu discurso. Si alguien responde, aprovecha esa interacción para ser más cercano a la audiencia.
2.- Diseña una presentación concisa
Diseñar tu presentación es muy importante, no solo en términos de colores o tipografías sino en la forma que deseas presentar tus logros, los de tu empresa o el problema que quieres presentar.
Ahora bien, respecto al contenido gráfico, lo mejor es jamás colocar demasiado texto ni leer las diapositivas durante la presentación. También es ideal apegarse a las necesidades del evento, a sus colores, formatos y al tiempo establecido para tu intervención.
3.- Préstale atención al principio y al fin
Se necesita un inicio contundente y empático con el público para evitar que las personas salgan del auditorio o de la sesión de Zoom. No tiene que ser una entrada demasiado larga pero sí debes crear la necesidad de escucharte porque le puedes brindar algún consejo o información relevante de su interés.
El final es igualmente importante porque en él podrías resumir las tres ideas más importantes de tu participación en el evento, puedes ofrecer un contacto, ya sea número telefónico o correo, o bien, compartir tus redes sociales profesionales.
4.- Cuéntale a la audiencia cómo ayudas a otros
Muchas veces podemos cuestionarnos la credibilidad de algún ponente y es completamente normal. Por eso es importante mencionar cómo tus ideas han servido a otras empresas, cómo han sido puestas a prueba en escenarios distintos, para compañías dedicadas a diversos rubros, de manera que la mayoría de la audiencia pueda encontrar un punto en común con tu trabajo y trayectoria.
5.- Revisa que técnicamente todo funcione a la perfección
Ya sea que tu evento sea presencial o virtual, debes hacer el doble de esfuerzo para comprobar que todo el material de apoyo se proyecte adecuadamente y que el sonido es el ideal.
Para lograr un evento con asistentes contentos y entusiastas, necesitas iniciar a tiempo y planificar cada detalle técnico. De lo contrario puedes ocasionar que se desesperen, e incluso que soliciten la devolución de pago por inscribirse al evento.
Incluso debes prepararte por si ocurre alguna falla. Si te sucede cuando tienes a los asistentes delante de ti, continúa la charla en un volumen alto, comprueba si te escuchan, camina entre ellos para evitar perder la atención que habías conseguido.
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Si estás en un evento virtual, lo mejor es tener un correo preparado donde explicas que hay fallas técnicas pero se están resolviendo. Es importante enviarlo en cuanto tengas problemas con la conexión o detectes que la gente no te escucha.
Todos estos consejos se pueden aplicar de forma general, pero lo importante es que puedas detectar posibles escenarios complicados durante el evento y encuentres al menos dos posibles soluciones. ¡Apúntalas en tu planeación! No pierdas un porcentaje de tu audiencia por no haber revisado con anticipación este detalle.
Recuerda que si requieres de más asesoría en Impress podemos ayudarte a organizar un evento híbrido de manera exitosa.
